Der er nu gået næsten 15 år siden Yammer så dagens lys. Men der er stadig masser af organisationer, der ikke ved hvad de skal bruge det til. Læs og lær om de mest grundlæggende fejl du skal undgå ved implementeringen af Yammer – eller andre interne sociale medier for den sags skyld – og få nogle tips til nogle helt enkle ting du kan gøre for at øge engagementet på Yammer.
Lad os se på nogle af de mest almindelige udfordringer ved implementeringen af Yammer – og interne sociale medier generelt.
Udfordring 1: Ingen forstår hvad Yammer kan bruges til
Da Yammer blev lanceret tilbage i 2009 var man meget hurtig til at omtale det som ”Facebook for businesses” for at gøre det let forståeligt for dem der ikke vidste hvad Yammer var for en størrelse. Den tagline har dog ikke altid vækket begejstring, for hvorfor skulle man nu til at dele kattebilleder på arbejdet?
Forestillingen om at et socialt medie i en organisation vil fungere på samme måde som i folks private liv, har ofte været en hindring for en god implementering af Yammer – og andre interne sociale netværk.
Som udgangspunkt kan man lige så godt gå ud fra, at nye kommunikationsplatforme bliver svære at sælge internt hvis det indirekte budskab er, at her kan du gå ind og spilde en masse tid.
Desuden er der i dag så mange forskellige kanaler i spil, at man kan blive helt rundtosset. Det skal derfor være skarpt trukket op, hvilke kanaler man kan bruge til hvad – og det er det meget sjældent.
Det er derfor vigtigt, at argumentet for Yammer handler om andet end at ”forbinde medarbejderne på den hybride arbejdsplads”. Det er simpelthen for fluffy.
Vi er nødt til at være konkrete og identificere helt konkrete brugsscenarier. Her er et par konkrete eksempler på brugsscenarier:
-
En Yammer gruppe til IT eller HR, måske integreret på deres Intranetside for at reducere antallet af telefoniske henvendelser og måske endda få brugerne til at hjælpe hinanden.
-
En gruppe til nye medarbejdere. Her kunne de nye medarbejdere få adgang nogle uger inden deres ansættelse og få mulighed for at finde relevant materiale, stille spørgsmål og lære andre kommende kollegaer at kende. Værdien her kunne være at reducere den administrative byrde ved onboarding – og måske endda gøre selve onboardingoplevelsen bedre.
-
Et forum til ledergruppen, hvor der gøres en indsats for at klæde dem godt på i forhold til at kommunikere med medarbejderne og for løbende at få input på initiativer samt feedback på kommunikationsaktiviteter og materialer.
-
En gruppe der deler viden om konkurrenternes aktiviteter, for at sikre, at alle er opdateret på eventuelle nye kampagner e.l.
Der er mange gode eksempler på grupper i Yammer der giver en masse engagement og som giver værdi for forretningen.
Det første spørgsmål man som medarbejder sidder med, når man møder en platform som Yammer er: Hvorfor skal jeg bruge min tid på det? Hvordan gør Yammer mig bedre til mit arbejde?
Her er det ikke nok at synge en sang om at hvis nu du bare går ind og deler lidt om dit arbejdsliv og spørger ud i forummet, så skal der nok komme noget tilbage. For rigtig mange føler ikke at de har tid til det – og det er jo i sidste ende heller ikke det de belønnes for at gøre i organisationen.
Hvis du har brug for hjælp til at definere hvad formålet med Yammer – eller med en gruppe på Yammer er, så kan du bruge denne Community Canvas. Den kan hjælpe dig med at få sat ord på de væsentligste ting du skal have på plads inden du går i gang.
Udfordring 2: Intern kommunikation lancerer Yammer i siloer
De fleste organisationer har desværre lanceret Yammer hvor grupperne så var det samme som de organisatoriske enheder. Det gjorde desværre at man oprettede en silostruktur på en platform hvis ypperste formål er at nedbryde siloerne, som førte til at det kunne være vanskeligt at finde ud af, hvad man egentligt skulle dele her.
En anden og i mine øjne mere succesfuld tilgang har været at få medarbejdere på tværs af organisationen til at engagere sig i emner eller kampagner. Emner kan være et decideret community der fokuserer på noget, der er vigtigt for organisationen i længere tid, hvorimod kampagner kan være emner, der er i fokus her og nu, og som man vil engagere medarbejderne i de vil typisk være hashtags (eksempelvis #. ANZ Bank i New Zealand har vist vejen. Det kan du se mere om her.
Udfordring 3:Der er for få der engagerer sig i opslagene på Yammer
Mange oplever at der ikke er nok engagement i form af kommentarer på opslagene. Det skyldes oftest en meget simpel ting. Folk glemmer at stille et spørgsmål. Ifølge Swoop Analytics, som er en Microsoft Partner der analyserer på brugen af Yammer, er de fleste opslag på Yammer det de kalder for ”broadcasting”. Broadcasting er typisk et opslag der slutter med et punktum, og som derfor ikke rigtigt inviterer til nogen dialog. Der er en meget enkel løsning på dette – stil spørgsmål. Lær mere om hvor stor forskel det kan gøre her.
En anden årsag kan være, at man ikke bruger billeder eller video i sine opslag. Her har Swoop Analytics også lidt data på, hvad forskellen er på at lave et rent tekstopslag og vedhæfte dokumenter, billeder og video.
Yammers next level
Yammer har gennemgået en rivende udvikling siden lanceringen i 2008. I starten var Yammer en selvstændig platform som konkurrede på lige fod med andre interne sociale medie platforme som IBMs connections, Jive m.fl.
Men Microsofts køb af Yammer i 2012 har gjort Yammer til mange organisationers førstevalg, da det følger med som en del af licenspakken.
Microsofts ambition er, at Yammer skal integreres meget mere i Microsofts 365 univers. Det vil blive en vigtig del af den tværgående videndeling i organisationen. I den nærmeste fremtid vil du sandsynligvis kunne søge på et emne i dit Microsoft365 søgefelt (som mange nok vil kalde Sharepoint søgemaskinen) og få et ”topic card” hvor du også vil kunne finde de seneste dialoger om emnet på Yammer, forslag til subject matter eksperter på baggrund af deres engagement i emnet på Yammer samt forslag til communities du kan tilmelde dig på Yammer.
Du kan læse meget mere om fremtiden for Yammer her.
Microsoft har lavet noget glimrende materiale med inspiration til hvordan du kommer i gang med Yammer. Brug eksempelvis deres “Lookbook” som inspiration til at finde cases.
Eller kig forbi deres “Leadership Engagement in Yammer” side, som er fyldt med gode eksempler på hvordan ledere kan få værdi ud af at bruge Yammer..