Intern kommunikation
Hvad er formålet med intern kommunikation?
Her er ti bud
For nylig var der et medlem fra vores interne kommunikationsnetværk i København, der sendte mig en SMS og spurgte mig, om jeg ville give mit bud på, hvad de 10 vigtigste formål er med intern kommunikation. Selv om spørgsmålet hvad intern kommunikation er – eller hvad formålet med det er – umiddelbart lyder banalt, så er det faktisk et virkelig godt spørgsmål. For hvor tit stiller du dig egentlig det her fundamentale spørgsmål? Hvor tit har du en snak med din chef eller chefs chef om, hvad intern kommunikation er og hvad formålet med intern kommunikation egentlig er?
I stedet for at svare på SMS’en med en liste på ti formål, fik jeg lyst til at skrive en blog, for at give et lidt mere udførligt svar på dette gode spørgsmål – for det fortjener det.
I bloggen forsøger jeg at skelnemellem formål og mål – selv om det nogle gange er svært:
- Formål beskriver de overordnede grunde til, hvorfor noget gøres. Det er en langsigtet hensigt, som ikke nødvendigvis er målbar.
- Mål beskriver de specifikke, målbare resultater, som man ønsker at opnå for at understøtte formålet.
1. Skabe fælles forståelse og retning
God intern kommunikation sikrer, at alle medarbejdere har en klar forståelse af organisationens vision, mission og strategi. Det lyder måske rigtigt nok, men der hvor du virkelig kan gøre en forskel er, at sikre at vision, mission og strategi formidles i en relevant kontekst. Kan du det, så er du med til at skabe et fælles udgangspunkt, så der arbejdes i samme retning.
Det kan være svært at se, at intern kommunikation bidrager til dette, hvis man arbejder i en organisation med tusindvis af medarbejdere.
Men tag en snak med en hvilken som helst startup som er blevet til en scale-up og som gerne vil vækste yderligere. En af deres største udfordringer, når de bliver større, er at sikre at der er forståelse for retningen, så der ikke træffes forkerte beslutninger eller opstår misforståelser.
2. Sørge for, at alle får vigtig information
Fundamentet for intern kommunikation er selvfølgelig, at alle medarbejdere har adgang til – og modtager relevant information, der gør dem i stand til at udføre deres arbejde effektivt. Dette skaber klarhed, mindsker misforståelser og øger produktiviteten.
Det lyder såre simpelt, men er en stor udfordring for rigtig mange organisationer. Det skyldes mange ting, bl.a. at man ikke har de rette digitale kanaler til at nå ud til alle medarbejdere. De er i stedet afhængige af den såkaldte kaskadering af informationer, hvor lederen spiller en afgørende rolle.
Det er ikke optimalt, da ikke alle ledere er lige gode til at distribuere denne information. Dette formål blev for alvor sat på prøve, da coronaen ramte. Her fik jeg bl.a. et opkald fra en kunde der nu skulle til at finde ud af, hvordan de kunne kontakte deres medarbejdere i produktionen, som de havde sendt dem hjem. De havde nemlig ikke nogen digital løsning der muliggjorde dette.
3. Facilitere videndeling og læring
Et ofte overset formål med intern kommunikation, men derfor ikke mindre vigtigt. Intern kommunikation kan facilitere videndeling mellem medarbejdere, så organisationen kan udnytte sin samlede viden bedst muligt. Hverdagen er travl og består ofte af siloarbejde, hvor vi møder de samme mennesker i organisationen.
Vi kan hurtigt komme til at glemme, at der måske findes andre i organisationen, der kunne have løst udfordringen før. Måske har de nogle læringer som man kan lære af. Her kan intern kommunikation på forskellige måder facilitere videndelingen – det kan eksempelvis være ved at stille et internt socialt medie til rådighed, hvor man kan dele viden om specifikke emner.
Man kan også proaktivt samle op på læringer, hvilket vi gjorde i min tid i Arla, hvor vi eksempelvis lavede en artikelserie, som samlede op på læringerne fra salget af Skyr, hvilket blev en af de mest læste artikler i det år.
4. Styrke lederkommunikationen
Åben kommunikation mellem ledelsen og medarbejderne er afgørende for at skabe tillid – og følgeskab. Tillid er helt afgørende for, at man overhovedet bliver hørt. Hvis der ingen tillid er, så kan man sige nok så mange ting, men narrativet er allerede et andet. Meget af dit – og ledelsens – kommunikationsarbejde kan derfor være spildt.
Spørgsmålet er så, hvordan du som intern kommunikatør kan hjælpe med at styrke lederkommunikationen. Her er der mange forskellige muligheder, som både kan være meget strategiske i forhold til at rådgive topledelsen og meget hands-on i forhold til at hjælpe lederne ude i organisationen.
Desværre har vi ofte været meget glade for at sende powerpoint decks “hjælp til selvhælp” slides om hvad god lederkommunikation er. Det har dog meget ringe effekt.
Hvis du sætter dig for, at det at styrke lederkommunikationen er det primære formål med jeres interne kommunikation, så tag ud og mød lederne. Deltag i deres møder, observér, og giv dem feedback. Hvis det er deres powerpoints der halter, så hjælp dem med det og hvis det er deres præsentationsevner det halter med, så hjælpe dem med det osv osv.
5. Fremme innovationen i organisationen
Der er masser af medarbejdere der har gode idéer. Det er bare ikke altid de har mulighed for at dele dem.
Intern kommunikation kan her spille en central rolle ved at tilbyde kommunikationsplatforme og udvikle initiativer, der giver medarbejderne mulighed for at dele deres idéer. Amazon’s store pengemaskine – Amazon Prime – blev ikke til ved at toplederne fik en stor åbenbaring. Det var takket være medarbejdernes mulighed for at dele idéer på Intranettet, at idéen blev til virkelighed. Læs historien her
Det er i mine øjne en stor misforståelse hvis man tror, at det handler om at engagere alle i at dele idéer. Det kommer aldrig til at ske. Idéer opstår lige pludseligt, og forsvinder lige så pludselig igen. Men hvis man giver en mulighed for nemt at dele idéerne – og viser, at det betyder noget, kan man komme langt.
6. Sikre et effektivt mix af kommunikationskanaler
Nu bevæger jeg mig ind i en gråzone – for dét at have et godt mix af kommunikationskanaler kan godt ses som et middel mere end et egentligt formål. Men jeg vil dog gerne ophøje det til et formål. Miin oplevelse er, at der ofte er alt for lidt fokus på det i den interne kommunikationsafdeling.
Mixet er ofte overladt til IT afdelingen, der vælger IT platforme, som så i ca. 80 % af tilfældene ender med at være Microsofts. Jeg forstår alle argumenter for, hvorfor det kan være sådan. Men det er bare ikke godt nok. IT afdelingen er ikke eneansvarlig for at definere hvilke kommunikationsplatforme der er behov for i organisationen. Der ligger et ansvar i den interne kommunikationsafdeling i at stille krav.
Dem kan man kun stille, hvis man følger med i, hvilke kommunikationsplatforme der findes. Det marked udvikler sig hele tiden, og det er min oplevelse, at det sjældent er førsteprioritet i afdelingen. Især i tider som disse, hvor mulighederne er eksploderet, er det vigtigt at tage aktivt stilling.
7. Styrke sammenhængskraften i organisationen
Under Corona og hjemmearbejde kom sammenhængskraft og organisationskultur for alvor i fokus. Hjemmearbejde vandt frem. Pludselig kunne det nærmest være ligegyldigt om man arbejdede for virksomheden med et blåt eller rødt logo. Nogle flyttede ligefrem langt væk fra deres arbejdssted i håb om at hjemmearbejdet ville fortsætte.
Det havde dog en slagside, nemlig, at nye medarbejdere fandt det sværere at finde sig tilrette i virksomheden. I denne artikel kan du eksempelvis se, hvordan nyligt onboardede medlemmer oplevede onboarding før og efter pandemien.
Der er mange måder, at arbejde med at styrke sammenhængskraften på. Town Halls, fejring af milepæle, tværfaglige arrangementer som hackathons kan være nogle af de aktiviteter, men det er kun en lille del af paletten.
Der er mange strenge at spille på her. En af de store strenge er, at sikre at der er sammenhæng mellem organisationens værdier – og det medarbejderne oplever i hverdagen. Det er et godt sted at starte, hvis det er sammenhængskraften der er det primære mål. Det kan også siges med andre ord, nemlig: stemmer det narrativ man fortæller om organisationen overnes med det narrativ eller de narrativer der eksisterer ude i organisationen?
8. Styrke employer branding ved at skabe ambassadører
Employer Branding er i den grad kommet i fokus efter at Employee Advocacy har vundet frem i takt med at vi er blevet bedre til at bruge sociale medier. Tidligere bestod employer branding primært af annoncekampagner og tilstedeværelser ved messer. Nu er det potentielt alle medarbejdere der brander virksomheden.
Det har det jo faktisk været alle dage jf. den gode gamle “mund-til-mund” metode, men sociale medier har givet mulighed for at øge den enkeltes synlighed markant. Og den gør den usynlige “mund-til-mund” både mere synlig og målbar.
Det har ført til, at nogle organisationer, som eksempelvis Rambøll er gået all in og har uddannet et ambassadørkorps. De deler aktivt om deres arbejde på de sociale medier. Her kan intern kommunikation spille en væsentlig rolle i både at udvikle indhold med, som både kan være relevant internt og delbart eksternt.
9. Understøtte forandringsledelse
Det er helt oplagt, at intern kommunikation skal støtte op om større forandringer. Her handler det om, at skabe et narrativ der giver mening, at lytte til medarbejderne og være deres stemme, hjælpe ledere med de rette værktøjer og budskaber og yde løbende support.
Forandringer kan dog være svære at planlægge efter. Derfor ender det nogle gange med, at forandringskommunikationen varetages af eksterne konsulenter eller freelancere. Det er ikke altid lige optimalt, da de så først skal lære, hvordan man kommunikerer, hvilke kanaler der findes m.m.
Her kan man dog også være behjælpelig – eksempelvis ved at have lavet noget materiale eller lignende som onboarder konsulenter effektivt.
10. Hjælpe alle med at arbejde mere effektivt
Her handler det om at sikre, at medarbejderne kender til organisationens værdier og hvad man skal gøre for at efterleve dem. Et stærkt narrativ om, hvordan man lever værdierne i organisationen er vigtigt. Det kan man gøre ved eksempelvis løbende at fortælle og facilitere fortællinger der styrker narrativet. Brug narrativet som ledestjerne. Hvis ikke du ved hvordan du skal arbejde med narrativer, så læs Frank Wolfs bog “The Narrative Age”.
At kunne arbejde effektivt hænger også sammen med at have de rigtige kommunikationskanaler og samarbejdsplatforme – noget som jeg tidligere nævnte er vigtigt, at vi i intern kommunikation forholder os proaktivt til – blandt andet fordi det er med til at støtte op om netop dette formål.
Jeg har set eksempler på store virksomheder, som slås med én kommunikationsplatform (Intranet) til det administrative personale og en anden (mobilplatform, som ikke er integreret med Intranettet) som når ud til det kørende personale. Det er ikke særligt effektivt, og der findes masser af løsninger derude der kan gøre det mere effektivt.
Sammenfatning
Intern kommunikation er vigtigere end nogensinde – og dens rolle er blevet mere kompleks. Teknologiens muligheder har udvidet feltet fra at fokusere på simpel deling af informationer til alt fra innovation til engagement, hvilket kan skabe forvirring. Derfor er det afgørende at du har en klar vision for hvordan intern kommunikation skaber mest effekt i din organisation.
Skab værdi med klar retning
Intern kommunikation skal skabe retning, styrke engagement og understøtte strategiske mål. Eksempler som at sikre fælles forståelse, fremme innovation og styrke lederkommunikation viser dens strategiske potentiale. Men uden en tydelig vision risikerer vi at miste vores relevans, netop fordi intern kommunikation kan ende med at blive alt – og dermed intet.
Fremtiden kræver proaktivitet
Med AI og digitalisering frigøres tid til at fokusere på strategisk værdi. Det kræver, at vi tager styringen, lytter til organisationen og definerer en vision, vi selv tror på – ellers gør AI – eller andre det for os.
En stærk vision sikrer, at intern kommunikation forbliver en nøglefunktion, der løfter organisationen. Så start med at reflektere over – hvad er din vision for intern kommunikation?