Mange interne kommunikatører sidder helt alene med ansvaret for den interne kommunikation, enten som den eneste kommunikatør i hele organisationen eller som den eneste interne kommunikatør i en del af en meget stor organisation.
Nu kunne det umiddelbart lyde både lidt ensomt og hårdt at være helt alene, men måske er sandheden ikke helt så enkel. Jeg besluttede mig at blive lidt klogere på, hvordan disse ”lone wolfs” egentlig har det med at være alene om at bedrive intern kommunikation. Jeg kan melde at de har det helt fint, og at de har flere centrale pointer, som jeg tror at flere i de lidt større kommunikationsafdelinger godt kan lade sig inspirere af.
Jeg samler op til sidst, først skal vi nemlig et smut forbi Lars Blume Schackingers kontor i Hørsholm.
I ALK har Lars fundet den svære opskrift på prioritering
Lars er Director, Internal communications i medicinalkoncernen ALK, der producerer allergimedicin. ALK har ca. 2.800 medarbejdere fordelt på 30 kontorer, er til stede i omkring 45 lande og ca. halvdelen af deres medarbejdere er beskæftiget i produktionen. Kommunikationsafdelingen er tre mand. To til alt det eksterne og én til alt det interne – nemlig Lars.
Heldigvis for ALK og deres mange medarbejdere, så har Lars 20 års erfaring at trække på, så han tager den store opgave med ophøjet ro.
Hans ansvar er at ALK’s strategi og purpose giver mening for medarbejderne, at skabe engagement og at støtte op om den positive ALK kultur. En opgave der jo kan løses på tusinde måder.
Men Lars og hans chef har valgt en struktureret tilgang, der også fungerer som et ret genialt værktøj i dagligdagen – især når man er ene mand på posten. Hvert år vælger de en række klare mål for Lars og dermed den interne kommunikation, som er direkte linket til forretningsstrategien. De mål bruger Lars helt konkret i hverdagen til at prioritere sine opgaver.
”Når der kommer nogen med et emne de gerne vil have jeg skal kommunikere om, så kan jeg ret hurtigt vurdere om det ligger indenfor disse fokusområder, og derfor om det er noget, som giver mening for ALK og dermed noget, som jeg skal prioritere”, forklarer Lars. ”På den måde bliver det faktisk både et prioriteringsværktøj, og en måde til at sikre, at det har den rette relevans for ALK”.
Mange steder mangler dette prioriteringsværktøj desværre. I stedet bliver det op til den enkelte kommunikatør at vurdere hver enkelt opgave ud fra ’mavefornemmelse’, relationer, deadlines eller tilfældigheder hvad der bliver prioriteret.Når afdelingen er meget lille, er det helt tydeligt at der skal prioriteres, og det bliver der meget strategisk og klogt hos Lars. Men bare fordi en afdeling ikke er lille, betyder det jo ikke at den ikke behøver prioritere klogt. At linke organisationens mål, strategi og fokusområder til kommunikationsaktiviteterne, kunne alle interne kommunikationsafdelinger have gavn af.
Det lyder enkelt, det er det selvfølgelig ikke hver gang, og der vil komme opgaver det er svært at sige nej til, selvom det ikke er indenfor målene. Men langt hen ad vejen, bliver den daglige prioritering lettere, når de overordnede mål er sat. Og som Lars også fortæller, så forstår de fleste der henvender sig, nemlig godt hvorfor han prioriterer som han gør.
Det skal også være sjovt!
En anden vigtig pointe Lars har i forhold til at være helt alene, er at det faktisk giver mere plads til nytænkning. Siden han startede i ALK har han indført en række nye koncepter, og han agter at blive ved med at finjustere og idéudvikle frem for blot at gentage det der virkede sidst.Lars forklarer at han nemmere lykkes med det, fordi han er alene og ikke skal igennem så mange beslutningslag. Han gør det bare. Det kunne mange lære af.
“Jeg skal ikke spørge alle mulige, eller altid lave lange oplæg, så jeg kan langt nemmere få mine ting ud over rampen. Det er samtidigt vigtigt for mig, for det skal altså også være sjovt at gå på arbejde, og det bliver det for mig, når jeg både kan gøre tingene på en ny måde og samtidig ikke skal sidde fast i en masse internt fnidder,” som Lars forklarer.
ALK afholder en række interne møder rundt omkring i verdenen som de kalder wALK the tALK. Formålet er at fortælle, hvordan det går i ALK, vise eksempler på hvordan deres produkter hjælper folk med allergi, og så – ikke mindst – igen mødes med kolleger og have en dialog med topledelsen. Billedet her er fra Madrid.Bagsiden af medaljen
Nu er alt selvfølgelig ikke bare fryd og gammen i ALK, og selvfølgelig er der også ulemper ved at være den eneste interne kommunikatør. Lars peger på at han mangler professionel sparring i det daglige, og at han selvfølgelig mangler hænder når der fx kommer akutte sager ind, eller det hele bare lander oveni hinanden.
I forhold til sparring, er der dog også en fordel, for det har hjulpet ham til at få et meget større netværk i organisationen end han nok ellers ville have fået. Han bruger kollegaer i helt andre funktioner som sparringspartnere, og får dermed også deres perspektiv på kommunikationen. Og det bliver det kun bedre af.”Jeg har stor gavn af at få hjælp fra ret uventede kanter rundt om i organisationen, og jeg er sikker på at det både løfter vores interne kommunikation og gør den mere autentisk, at den er blevet rundet af forretningen. Faktisk vil jeg råde andre til at bruge organisationen langt mere til sparring og hjælp, selvom de ikke er tvunget til det i samme grad som jeg er”, slutter Lars.
Det kan vi lære af den enlige kommunikatør
Lars’ pointer går igen i mange af de samtaler jeg har haft med andre interne kommunikatører der sidder alene med ansvaret. Men der er et par pointer jeg gerne vil fremhæve.
Plejer skal dø…
Jeg hæfter mig især ved at flere som har prøvet både at være en del af en større afdeling og at sidde alene, føler en stor grad af frihed, når de sidder alene med ansvaret. Der er kortere vej fra tanke til handling, og derved bliver de ikke så låste i ’vi plejer’ mentaliteten.
Det tror jeg er sundt, for der er brug for nytænkning i den interne kommunikation. Utallige undersøgelser viser at menneskers koncentrationsevne bliver mere og mere flygtig. Vi er oppe imod de samme kræfter som dem der producerer indhold til de eksterne kanaler, for mennesker er jo mennesker, lige meget om de er på arbejde eller har fri.
Internt er der også kamp om kollegaernes opmærksomhed. Så vi kan ikke blive ved med kun at producere de samme talking head videoer og skrive lange artikler til intranettet, hvis vi vil fange og fastholde den.
Måske skal vi indføre en regel der hedder at hvis publikum klappede sidst, så betyder det netop at vi skal finde på noget nyt næste gang?
Større sammenhæng mellem intern og ekstern
En anden pointe der går igen i samtalerne med de enlige interne kommunikatører er at de mange steder også har ansvaret for den eksterne kommunikation, eller at afdelingen er så lille at koordineringen mellem intern og ekstern er ekstremt høj.
De betyder i praksis at mange af de samme historier bliver vinklet og brugt både internt og eksternt. Det er igen noget som ikke altid finder sted i de lidt større organisationer, hvor der er en skarp opdeling mellem ekstern og intern. Og det er uhensigtsmæssigt for den tætte koordinering sparer kommunikatørerne en del tid og det sikrer samtidig en større sammenhæng på tværs af kanaler.
De tre takeaways
Det har været både en fornøjelse og lærerigt at tale med de seje interne kommunikatører der klarer det hele selv. De tre ting jeg vil tage med mig er:
– Klare mål der er linket til organisationens strategi eller fokusområder er et fremragende prioriteringsværktøj. Og det er ikke kun nødvendigt for den enlige kommunikatør, hvor det er himmelråbende tydeligt at der er brug for prioritering, de større afdelinger med flere muskler har lige så meget brug for det.
– Vi skal huske at være nyskabende, det kræver mod og at vi kaster os ud i at prøve noget nyt – også selvom det gamle format var en succes. Vi må ikke lade travlhed blive en undskyldning. Når dem der arbejder helt alene, kan være innovative, så kan andre også.
– Vi skal meget mere ud i organisationen, både for at få input, men også for at få hjælp og feedback. Al kommunikation der har været flere øjne på, bliver bedre, og hvis det ovenikøbet er øjne fra målgruppen, så bliver det jo bare endnu bedre.