Hvad er et godt Intranet og hvordan får man succes med at udvikle et godt Intranet i 2024?
Der er sket meget i Intranetverdenen de seneste år, så hvis du føler. at du har brug for en opdatering, er du ikke den eneste.
Der er en del af mine medlemmer i mine kommunikationsnetværk i både Danmark og Tyskland, som står overfor at skulle udvikle et nyt Intranet, og hvis man ikke lige får en opdatering på, hvor intranetverdenen har bevæget sig hen, risikerer man at tage udgangspunkt i hvordan Intranetverdenen så ud sidste gang man skulle have et nyt Intranet – og så risikerer man at bygge et Intranet der allerede er forældet fra dag 1.
Så læs med her og lær, hvad et Intranet skal kunne i dag og hvilke krav du skal stille til et Intranet.
Et godt intranet har fokus på brugernes behov
OK – det lyder jo oplagt. Selvfølgelig skal det dét. Men hånden på hjertet – hvor ofte har det egentilg gjort det? Intranettet har ofte bestået af statiske sidder, med meget begrænsede muligheder for personalisering, så oftest ender man med en kompromisløsning, som ikke rigtigt rammer nogens behov særligt godt.
Men der er ved at ske noget på denne front. For hvor Intranettet indtil nu har været en enkelstående platform, som i bedste tilfælde kunne linke til andre platforme (eksempelvis HR platformen, indkøbsplatformen osv), så kan den nu blive medarbejdernes digitale indgangsdør
I de seneste år, er der i forlængelse af begrebet “Employee Experience” opstået begrebet “DEX” – altså Digital Employee Experience, som handler om, at man tager udgangspunkt i brugerens “rejse” og designer løsninger der matcher disse.
Og hvorfor nu det? Det er er der mange gode grunde til. Her er én:
I 2022 offentliggjorde Havard Business review en artikel som viste, hvor meget tid vi spilder hver dag ved at skifte mellem forskellige applikationer på arbejdet. Ifølge artiklen skifter vi op til 1200 gange mellem applikationer – om dagen!
Det er ret vildt og det må kunne gøres bedre.
En af grundene til dette skyldes silotænkning, hvor man simpelthen glemmer, at tænke over, hvorvidt platformen kan integreres ind i andre platforme. En anden skyldes at det Intranet man har, ikke er i stand til at integrere de platforme som man bruger.
Norman Nielsen Group udtrykte det på følgende måde:
“An intranet is no longer just a place for getting news; it’s a place to get work tasks done without switching to separate tools.”
Et krav til Intranetudbyderne i dag er, at de skal kunne integreres med andre platforme og at brugeroplevelsen opleves som friktionsløs – altså uden bøvl. Og det er værd at huske, når du skal designe et nyt Intranet. Hvilke platforme bruger I i virksomheden, og hvilke af disse kunne med fordel integreres i et nyt Intranet?
Intranettet skal være personaliserbart – og relevant
Intranettet skal desuden kunne levere en personlig oplevelse, uden at det kræver tilpasning hver gang man som bruger åbner for siden.
Det højner relevansen og er efterhånden også et standardfeature hos Intranetudbyderne.
Det kræver dog, at organisationen har styr på stamdata, så det er muligt personalisere, således at eksempelvis nyhedsfeeds og andet indhold afhænger af din rolle og din digitale færden.
Kunstig intelligens vil komme til at spille en større rolle i personaliseringen fremover, så det er vigtigt også at spørge ind til, hvilke planer de har i den forbindelse – det kommer vi til lidt senere.
Intranettet skal være mobilt brugbart – ikke bare tilgængeligt
Indtil nu har man talt meget om at Intranettet skal være tilgængeligt på mobilen. Men det er bare ikke godt nok. Ambitionen er, at det er brugbart for dem der bruger det mobilt. Det er sjældent, at man lige logger ind for at læse de seneste Intranyheder på farten. Her er der andre ting der skal være i fokus.
Det skal tilpasses, så det servicerer brugerens behov på mobilen – og behovet er ofte meget anderledes end når man sidder ved sin PC.
Her kan man selvfølgelig være begrænset af, hvad ens udbyder kan tilbyde, men hvis man har medarbejdere, der kunne have gavn af et mobilt Intranet, så må man se sig om efter andre udbydere, som kan noget mere.
Og det bringer mig til næste punkt, for…
Intranettet handler ikke længere om “enten/eller”. Tænk i “både/og”!
I mange år har man arbejdet med antagelsen om, at man skal have én Intranetudbyder. Det betød, at man ofte måtte lave en masse kompromiser – især i forhold til at levere en god brugeroplevelse.
Hvis man så ville forbedre brugeroplevelsen kunne man lægge et “lag” ovenpå med platforme som eksempelvis Wizdom (nu Livetiles), Valo (nu Staffbase), Beezy e.l.
I dag er der flere muligheder. Det ser ud til, at trenden med at lægge “lag” oven på ens Intranet er ved at fade lidt ud og at udbyderne i stedet for tilbyder integrationer – eksempelvis til Microsoft365.
På den måde vil man eksempelvis kunne bruge sit Sharepoint Intranet på desktoppen og så tilkøbe en mobilløsning, som kan integrere med indholdet på Sharepoint, men hvor man også har en række af andre muligheder for at tilpasse brugeroplevelsen på mobilen.
Søgeoplevelsen på Intranettet skal være god – og den skal være intelligent
Det har vi sagt i ufatteligt mange år efterhånden. Dengang jeg implementerede Arla Foods’ første globale Intranet tilbage i 2016 havde Microsoft netop implementeret en ny Sharepoint løsning og man var overbevist om at NU var den der. NU var søgningen “nailet” én gang for alle.
Den stakkels intranetsøgemaskine har det hårdt. Den bliver konstant sammenlignet med Googles søgning og det er faktisk ret urimeligt. Tænk engang hvor mange ressourcer Google smider i deres søgemaskine – og hvor få ressourcer organisationen smider i at vedligeholde deres. Ofte slet ingen!
Kommer det til at ændre sig? Jeg tvivler. Derfor er der ikke andet for, end at se på, om man fremover kan komme et stykke længere hen ad vejen ved hjælp af Generativ AI. Måske bliver søgningen noget andet og mere personaliseret i fremtiden.
Se eksempelvis på Microsoft365 Chat, som er en søgefeature kombineret med generativ AI.
Den udvikling vil vi se mere af, eksempelvis tilbyder SIMPPLR en chatbot/virtuel assistent, som man kan spørge om hjælp frem for at skulle søge eller navigere sig frem til noget på Inranettet.
Intranettet bliver dit cockpit for den interne kommunikation
Intranettet har ofte været betragtet som den primære, og nogle gange eneste, kommunikationskanal i den interne kommunikation. Det har ofte haft den uheldige konsekvens, at der vil være medarbejdere, man ikke når med kanalen.
Hvis man derudover havde andre kanaler, som eksempelvis skærme, nyhedsbreve o.l., så styrede man dem enkeltvis, hvilket er en temmelig ineffektiv måde at drive sin interne kommunikation på.
De seneste år, er der sket en konsolidering på markedet af Intranetudbydere, hvilket betyder at de større udbydere som Poppulo, Staffbase og Haiilo har købt eller fusioneret med andre virksomheder.
Staffbase har eksempelvis købt Bananatag, en canadisk udbyder af nyhedsbreve til intern kommunikation samt Valo fra Finland, som tidligere udbød et “lag” som kunne lægges over Sharepoint til at forbedre brugeroplevelsen.
Opkøbet af Bananatag betyder, at Staffbase kan tilbyde personaliserede nyhedsbreve. Herudover har Staffbase udviklet et decideret cockpit for interne kommunikatører, hvorfra de kan styre deres content plan, udgivelser osv.
Haiilo har blandt andet købt Smarp, som er en Employee Advocacy platform, og som også opnåede lidt kendskab i Danmark, inden de blev købt. Haiilos platform kan derfor nu tilbyde, at man kan dele nyheder fra Intranettet direkte på sociale medier – selvfølgelig kan man stadig styre, hvilke nyheder der kan deles.
Generativ AI vil og skal blive en del af Intranettet
Generativ AI vil få en stor betydning for udviklingen af fremtidens Intranet. Der vil komme flere og flere features, som vil være “powered with Generative AI”. Eksemplet med chatbotten fra SIMPPLR er blot et af mange vi vil se fremover.
På den korte bane, vil det være oplagt at se på assistenter, der kan hjælpe med at skrive artikler og indhold. Tænk hvis man fremover kunne instruere en bot til at hjælpe intranetredaktørerne ude i forretningen med at overholde content governance!
Staffbase var i sin tid nogle af dem der var hurtigst ude med en generativ AI assistent og har sidenhen også udvidet med en chatbot funktion som skulle gøre det lettere at finde ting/udføre nogle af sine administrative opgaver. Nedenfor ser du Staffbases “Companion” som er en assistent der hjælper med at skrive tekster og artikler.
Hvis dit Intranet skal (over)leve, skal du bruge dataindsigter
Det er næsten ikke til at forstå, men langt de fleste Intranets er blevet drevet uden, at man har haft ret mange datapunkter på, hvordan det egentlig står til med Intranettet.
Og det har muligvis også været en af årsagerne til, at det har været svært at påvise værdien af Intranettet. Problemet er, at det ikke har været lige let at hive nogle indsigtsfulde data ud af ens Intranetplatform. Ingen udbydere nævnt, ingen glemt.
Men har du hørt nogensinde hørt om et salgs- eller marketingteam, der har det helt fint med at helt uden dataindsigter? Så det er vel kun rimelligt at indregne det som en del af pakken til et nyt Intranet.
Hvis man vil have data der kan bruges til at blive klogere på effekten af forandringskommunikation eller sikre, at de vigtigste sider er up-to-date, så er findes der værktøjer derude. Det kræver dog, at du er villig til at investere lidt licenspenge i dette.
Her er et par eksempler på dataindsigter, som kunne gøre livet lettere for Intranet manageren og sikre, at Intranettet (over)lever:
- Hvem besøger Intranettet og hvorfra (afdeling/geografi)
- Hvor langt Intranettet når ud ifht unikke besøgende ifht antal medarbejdere
- Hvornår er folk mest aktive på Intranettet
- Mulighed for at oprette “Journeys”, hvor man sætter et mål op for, hvad man vil have brugeren til at gøre på siden og efterfølgende måler på succesraten.
- Hvor lang tid de besøgende bruger på en side (her er “lang tid” ikke nødvendigvis et succeskriterie)
- Hvor ofte forskellige sites besøges af brugerne
- En “Health score” på de vigtigste Intranetsider, som sikrer at indholdet altid er opdateret, at links er opdateret, at der altid er en ansvarlig redaktør på siden og at siden i det mindste står som værende opdateret indenfor de sidste to-tre måneder.
- De vigtigste filer, der downloades fra Intranettet.
- Hvilke søgeord medarbejderne brugere og hvor ofte de finder det de skal bruge
Der er masser af andre målepunkter, alt efter hvilket behov man har og hvad der giver værdi for den enkelte organisation. Dette var blot nogle eksempler som skal illustrere, at der er masser af værdi i at have et værktøj, der kan give en vigtige indsigter. Jeg vil vove at påstå, at manglende dataindsigter er en væsentlig årsag til at Intranettet ofte ikke får tilført nok ressourcer og får for lidt opmærksomhed af topledelsen.
Wintra og SWOOP Analytics er bare to udbydere, der på hver deres måde leverer dataindsigter, og som du bør tjekke ud.
Intranettet er ikke dødt – det lever og det bliver kun bedre herfra
“Hvad skal vi dog med et Intranet?”, var der en leder i en større dansk organisation der spurgte mig om for et års tid siden. Han troede simpelthen ikke på, at man kunne bruge det til noget som helst mere.
Det ser jeg som en eklatant misforståelse og som et udtryk for at personen havde et “forældet” billede af, hvad et Intranet er. Intranettet følger med tiden og hvis man træffer nogle smarte valg fremover, så er der i mit hoved ingen tvivl om, at det hjælper organisationen med at blive både mere effektiv og klogere på sig selv.
Intranettet er ikke hvad det har været – og tak for det. Det er til gengæld i rivende udvikling, og derfor er der én ting jeg håber du tager med efter at have læst denne artikel:
Hold øjne og ørerne åbne. Der sker meget på området lige nu og du kan derfor ikke bare køre “business as usual”. Hvis du står overfor at implementere et nyt Intranet gør du klogt i at løfte blikket og se, hvad der rører på sig derude, frem for bare at antage at man bare kan køre videre med en mindre opdatering af sin platform.
For hvad nu hvis Intranettet kan så meget mere, at det kan påvirke hele business casen for dit projekt, og du som konsekvens kan gentænke langt flere interne forretningsgange end du lige troede?
Så kan det jo være, at du sidder med nogle helt andre opgaver lige om lidt 😉