60% af de interne kommunikationsafdelinger rundt omkring i Europa har ikke en langsigtet intern kommunikationsstrategi . Og hvad så ,vil nogen måske sige. Verden ændrer sig jo alligevel så hurtigt, så det handler jo om at være agil og omstillingsparat og kunne reagere hurtigt.
Eller, vi skal ikke have kommunikationsstrategier, vi skal blot sørge for at agere support for forretningsstrategien. Jeg vil gerne argumentere for at vi skal begge dele.
For selvfølgelig skal den interne kommunikation agere løftestang for forretningen og sørge for at forretningen bevæger sig i den retning som den overordnede strategi peger på. Det siger sig selv. Men min påstand er, at den opgave bliver lettere hvis vi har en strategi for den interne kommunikation.
Corona, hybridarbejde, konstante forandringer, krig i Europa, fokus på diversitet, klimakrisen, osv. har i den grad gjort intern kommunikation til en efterspurgt vare.
Men den stigende efterspørgsel har mange steder betydet at bunken med opgaver blot er blevet om muligt endnu højere. Nogle steder er der kommet flere ressourcer. Men rigtig mange steder løber de interne kommunikatører bare endnu stærkere og er nu endnu mere klemte mellem stigende krav og forventninger fra den øverste ledelse og endnu flere ledere rundt om i organisationen som nu også kan se fidusen ved god intern kommunikation.
Det er derfor prioritering bliver enormt vigtigt. Og det er her at strategien kommer ind i billedet – for hvis man har en strategi bliver det også lettere at prioritere, og også sige nej til opgaver.
Jeres interne kunder kommer jo kun med projekter der har forretningsstrategisk værdi. Ikke sandt? Og det gør det uhyre vanskeligt at sige fra, med mindre man har gjort sig nogle meget konkrete overvejelser omkring præcis hvad det er den interne kommunikation skal i jeres organisation.
Det er blandt andet derfor at der er brug for en strategi for den interne kommunikation. Den giver mulighed for at prioritere de opgaver der skaber mest værdi for forretningen, for afdelingen og for medarbejderne.
En intern kommunikationsstrategi gør det muligt at prioritere
Intern kommunikation kan ofte opleves som en support funktion der primært siger ja til at hjælpe med at løse kommunikationsopgaver – stort som småt, og ofte i allersidste time (selvom man egentlig burde have været involveret 6 måneder tidligere). Det er jo en god ting at kunne hjælpe MEN, det er uhyre vigtigt med en stærk intern kommunikationsafdeling der har et klart strategisk mål og har lagt en plan for størstedelen af sine indsatser. Det gavner i sidste ende også forretningen.
Det kræver at afdelingen har gjort sig overvejelser om fx:
-
Hvordan støtter intern kommunikation bedst op om forretningens mål? (Måske er det en strategisk udfordring at fastholde medarbejdere. Her bliver kommunikation en del af løsningen ved at udvikle ledernes kommunikationsevner. Der kan også være at der er fokus på at forbedre organisationens kundeservice. Her kunne den interne kommunikation styrke processerne i salgsorganisationen)
-
Hvilke ambitioner og mål har vi med den interne kommunikation i virksomheden? (Er der eksempelvis behov for at den interne kommunikation generelt bliver mindre top-down massekommunikation, og mere målrettet, dialog baseret og lyttende?)
-
Hvilke typer af opgaver skal vi løse for at komme dertil, og hvilke skal vi ikke løse? (Fx bruge mindre tid på at skrive artikler og mere tid på at drive community management på de interne sociale medier? Mere tid på ledertræning og mindre tid på at lave powerpoints til lederne.
-
Hvilken viden har vi brug for? (Hvis et strategisk mål er at fastholde medarbejderne – er der nogle data der siger noget om, hvor mange der forlader os? Er der nogle data fra exit samtalerne? Hvis et strategisk mål er at øge kundeservicen – hvad kan vi få ud af kundetilfredshedsundersøgelser? Ved vores serviceafdeling nok om de ydelser vi sælger? Ville de selv anbefale produkterne til deres venner og familie?)
-
Hvilke kompetencer får vi brug for i fremtiden? (Fx Digitale færdigheder, data-analyse, rådgiverkompetencer)
Det er ikke let at lave en strategi, men når man har den, er den heldigvis let at bruge til at prioritere med. At lave en strategi, betyder nemlig at man vælger at fokusere på noget og dermed også vælge noget fra.
Kom i gang med at lave en intern kommunikationsstrategi
En let måde at komme i gang på, er at strukturere jeres strategi efter fokusområder, temaer, aktiviteter og signaler.
Fokusområderne er afledt af forretningsstrategien. Dem skal du ikke have mere end fem af, ellers bliver det selvsagt svært at holde fokus! Fokusområdet kan være direkte overtaget fra forretningens strategi. Lad os tage “Mere vækst i toplinjen”, som et eksempel. Umiddelbart lyder det jo ikke som et emne der relaterer sig til intern kommunikation. Men hvis man laver sin research og taler med forretningen, vil det ofte vise sig, at der er områder der faktisk relaterer sig til intern kommunikation. Det kan tænkes at man kan øge toplinjen ved at lave opsalg ude i butikkerne, men at medarbejderne ikke er bevidste om muligheden.
Det her her temaerne bliver relevante.
Temaet her kunne være: Øge viden om opsalgsmuligheder i butikkerne.
Temaet er med andre ord overskriften på dét intern kommunikation forsøger at støtte op omkring ifht forretningens strategi.
Under temaet vil man så beskrive de helt konkrete aktviviteter.
I dette eksempel kunne én af aktiviteterne være at lave en kort 30 sekunders video med eksempler på opsalgsmuligheder. En anden aktivitet kunne være at lave et emne på sit interne sociale medie (hvis man har sådan et) med fokus på opsalg, hvor medarbejderne kan dele hvad de gør for at sælge op.
Efter aktiviteterne kommer signalerne.
Her skal man kunne finde nogle målepunkter der kan indikere, at ens aktiviteter har haft en positiv effekt på fokusområderne. Det er ikke helt nemt, da man sjældent kan påvise en direkte afledt effekt af intern kommunikation og salg i dette eksempel.
Derfor er det en god idé at tage en drøftelse med sine interessenter – i dette tilfælde sikkert salgsafdelingen og sammen beslutte, hvilke data der kan bruges som “signaler” der kan vise om man er på rette vej.
Lad os tage 30 sekunders videoen som eksempel – her kan et af signalerne være, at medarbejderne rent faktisk har set videoen. Et andet signal er, at de svarer rigtigt på en quiz som de deltager i dagen efter de har set videoen – osv.
En intern kommunikationsstrategi vil gøre det lettere at prioritere de mange opgaver der konstant rammer jer. Det giver jer mandatet til med ro i maven, af og til at sige nej. Det er nemlig ok – og det giver lige pludselig rigtig god mening!
Som interne kommunikatører skal vi gribe det momentum vi har lige nu, men vi skal gøre det klogt. Og det er ikke bare at løse dobbelt så mange opgaver med de samme hænder. Vi skal prioritere de ”rigtige” opgaver, dem der skubber forretningen og afdelingen i den rigtige retning og som samtidig bevarer de glade og ambitiøse interne kommunikatørers gode humør.