Viva Engage, det tidligere Yammer, har et stort potentiale til at blive en vigtig kommunikatonsplatform på arbejdspladsen. Dog er potentialet her 18 år efter Yammer blev lanceret, stadig uforløst rigtig mange steder.
SWOOP Analytics har i sin seneste Viva Engage Benchmark Rapport delt nogle meget værdifulde indsigter, som du kan bruge til at få mere ud af Viva Engage. Indsigterne bygger på analyse af 15 millioner forskellige datapunkter fra forskellige organisationer om deres brug af Viva Engage.
Rapporten er spækket med indsigter og gode case eksempler. Her er 10 indsigter, som jeg fandt interessante.
Du kan også se videoen med nogle af højdepunkterne fra rapporten, præsenteret af SWOOP Analytics her:
Rapporten viser, at 78 % af medarbejderne læser opslag på Viva Engage, men kun 29 % deltager aktivt ved at poste, kommentere eller reagere. Det betyder, at næsten halvdelen af publikum forbliver passive.
Hvad kan du gøre? Skab indhold, der inviterer til interaktion. Stil åbne spørgsmål eller lav opslag der opfordrer til handling for at få flere til at bidrage. Se også pkt 3.
Hvornår du poster, kan gøre en stor forskel. Det bedste tidspunkt at poste er kl. 9 om morgenen på hverdage, og onsdag og fredag er de mest populære dage for interaktion. Efter kl. 16 falder engagementet (selvfølgelig) markant.
Hvad kan du gøre? Det åbenlyse - planlæg dine opslag, så de falder sammen med de tidspunkter, hvor medarbejderne er mest aktive. Men lad være med at følge de slavisk, da der jo kan være medarbejdergrupper, der har en anden adfærd end flertallet.
Indlæg, der indeholder spørgsmål, får 150 % flere svar end dem uden. Alligevel er det kun 12 % af opslagene, der indeholder spørgsmål.
Hvad kan du gøre? Træn dig selv, ledere og teams i at stille spørgsmål. Viva Engage er en dialogplatform. I stedet for blot at informere om en ny politik eller strategi, så spørg: “Hvad ser du som den største udfordring ved denne ændring? eller "Hvad tror du dette kommer til at betyde for dig?"
Når du @ kolleger, kan det øge svarraten med 120 %. Vedhæftede filer som billeder eller videoer kan også booste engagementet markant – videoer giver 168 % flere kommentarer.
Hvad kan du gøre? Opfordr medarbejdere til at bruge tagging og billeder, dokumenter og/eller video for at gøre opslag mere personlige og engagerende. For eksempel kan en leder lave en kort videoopdatering i stedet for blot at skrive en tekst. Det behøver ikke være enten eller. Hvis du laver en video med en leder, kan du jo bare bruge transkriptionen fra eksempelvis CoPilot e.l. til at lave et kort resume i opslaget.
Ledere, der bruger Viva Engage, sætter tonen for resten af organisationen. For eksempel blev CIO hos Westpac New Zealand en af de mest indflydelsesrige personer på platformen blot ved at poste ugentlige opdateringer og engagere sig i kommentarer.
Hvad kan du gøre? Hjælp ledere med at finde deres rolle på platformen gennem træning og konkrete indholdsforslag. Vis eksempler på, hvordan deres deltagelse kan øge tilliden og engagementet. Når du rapporterer til topledelsen om brugen af platformen, så send nogle opslag med fra medarbejdere og ledere til inspiration. Det virker ofte bedre end blot at rapportere kolde tal.
Åbne grupper/Communities står for 80 % af aktiviteten på Viva Engage. De fungerer som åbne rum for samarbejde og samtale, mens private fællesskaber opfylder mere specifikke behov. 63 % af grupperne i analysen var dog inaktive. Det stiller krav om governance - og det er ofte undervurderet! Ofte skyldes det, at Viva Engage/Interne sociale medier mangler en community manager. Og der må man bare sige, at hvis man siger A (=vi vil have et internt socialt medie), så må man også sige B (=vi skal have en community manager).
Hvad kan du gøre? Overvåg og vedligehold grupperne. Udpeg community managers, der kan drive engagement med kreative kampagner og anerkendelse af deltagere. Luk de grupper ned, der ikke har været aktive i eksempelvis det seneste år.
Den har du sikkert hørt før, men det er fordi der er noget om det. Der er faktisk et potentiale for at reducere emails takket være Viva Engage. Organisationer som Christian Aid har fjernet “reply-all” kaos ved at erstatte masse-e-mails med opslag på Viva Engage. Det fremmer gennemsigtighed og giver alle mulighed for at deltage.
Hvad kan du gøre? Flyt tilbagevendende e-mail-tråde til Viva Engage. For eksempel kan månedlige nyhedsbreve blive til opslag i en gruppe, hvor medarbejderne kan kommentere og reagere.
I gennemsnit bør du kunne nå ud til ca 30 % af Viva Engage brugerne. Det bedste resultat i benchmark rapporten er 71,7%. Hvis du vil ligge i top 20 % skal du nå ud til 47 %. Det er dog vanskeligere at nå ud til eksempelvis 30 % i større organisationer (eksempelvis på 100 000 medarbejdere)
Hvad kan du gøre?
Analysér, hvilke opslag der allerede når bredt ud, og identificér fællesnævnere i deres indhold og timing. Eksperimentér med forskellige typer opslag såsom videoer, spørgsmål eller @mentions for at se, hvad der skaber mest opmærksomhed.
...og det var, at de delte sjove eller underholdende opslag - som stadig var arbejdsrelaterede.
Hvad kan du gøre? Tænk over, hvordan du kan give dine opslag et spin, så det ikke bare er simpel informationsdeling, men at der er et twist som gør, at det bliver en smule mere underholdende at læse.
Det er jo svært at sætte et kvantitativt mål for. Det kan i princippet være en succes, hvis bare én afdeling bruger det til at dele viden, få idéer o.l. Ifølge SWOOP Analytics benchmarks skal du gå efter, at 80 % i afdelingen/organisationen læser opslagene og 27 % interaktive brugere (dvs. brugere der har lave et opslag, givet et like, kommenteret eller delt et opslag indenfor en seks måneders periode).
Hvad kan du gøre? Start med små, motiverede afdelinger, hvor der er en klar interesse for samarbejde og videndeling. Overvåg, hvordan engagementet udvikler sig, og brug succeserne til at inspirere andre afdelinger. Del succeshistorier internt for at motivere flere til at deltage.
Den 26. februar afholder vi et arrangement i København sammen med Cai Kjær, CEO og medgrundlægger af SWOOP Analyics og Vibeke Thøis Madsens som er Senior Associate Professor hos DMJX og som netop har udgivet bogem "Interne Sociale Medier - når medarbejderne får en stemme i organisationen".
Her dykker vi ned i strategier for at få succes med interne sociale medier, som skaber engagement men også konkret forretningsværdi.
Pladserne er begrænsede, så tilmeld dig nu så du kan få mere succes med interne sociale medier hos jer.